Datenschutzerklärung

Sehr geehrte Frau Klientin, sehr geehrter Herr Klient!

Diese Datenschutzerklärung dient Ihrer datenschutzrechtlichen Information im Zusammenhang mit den durch unsere Kanzlei gespeicherten und verarbeiteten, personenbezogenen Daten.

Schutz von personenbezogenen Daten

Der öffentliche Notar Dr. Johannes HÄUSLER, 6845 Hohenems, bzw. das Notariat bearbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Fall Ihrer Einwilligung bzw. zur Ausführung des von Ihnen erteilten Mandats zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken. Eine Bearbeitung findet auch dann statt, wenn eine sonstige rechtliche Grundlage (im Sinn der DSGVO) vorliegt bzw. aufgrund gesetzlicher Vorschriften, insbesondere im Zusammenhang mit Gerichtskommissionen in Verlassenschaften oder aufgrund sonstigen öffentlich-rechtlicher Vorschriften, die eine Tätigkeit des Notars oder seiner Substituten (Vertreter) erfordert. 

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung der notariellen Aufgaben und Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben bzw. von dritter Seite zur Erfüllung der mit Ihnen vereinbarten oder von gesetzlicher Seite geforderten Aufgaben zur Verfügung gestellt werden:

1. Als dritte Seite kommen etwa (öffentlich) zugängliche Datenbanken (wie insbesondere Zentrales Melderegister, Firmenbuch, Grundbuch, Vereinsregister, Zentrales Personenstandsregister), Ediktsdatei, Gerichtsauskunft, Telefonbuch, Bekannte oder Verwandte des Betroffenen, Behörden (etwa Polizei, Bezirkshauptmannschaften, Grundverkehrsorts- oder landeskommission) oder private oder öffentliche Einrichtungen (etwa Alten- und Pflegeheime, Betreuungseinrichtungen etc.) und Gebietskörperschaften (Bund, Bundesländer und Gemeinden) in Frage.
2. Insbesondere sei auf die Tätigkeit des Notars als Gerichtskommissär im Rahmen des Verlassenschaftsverfahrens hingewiesen, in der der Notar für das Verlassenschaftsgericht tätig ist. Hier werden die gesetzlich geforderten Daten von Beteiligten aufgrund gesetzlicher Verpflichtung erhoben und dem Gericht weitergeleitet, selbst wenn Sie keine Einwilligung erteilt haben und diese Daten von dritter Seite stammen.
3. Auch bei Testamenten werden Daten von künftigen Erben und Vermächtnisnehmern sowie allfälligen sonstigen Personen (bspw. Testamentsvollstrecker, Auflagenbegünstigte) durch den letztwillig Verfügenden bekanntgegeben und verarbeitet. Aufgrund der Verschwiegenheitsvorschriften darf über diese Daten keine Auskunft erteilt werden.
4. An personenbezogenen Daten werden je nach Erfordernis verarbeitet:
   1. Vor- und Zunamen, akademischer Grad, Geburtsdatum und Ort sowie Anschrift, allenfalls UID-Nummer,
   2. Identifizierungs- und Legitimationsdaten (etwa aus amtlichen Lichtbildausweisen und öffentlichen Urkunden) – diese Daten sind für beinahe alle notariellen Tätigkeiten erforderlich und finden vor allem Verwendung in Urkunden, Authentifikationsdaten (etwa Unterschriftsproben im Rahmen einer Beglaubigung von Unterschriften auf Vermerkblättern), Dokumentationsdaten (etwa Selbstauskünfte in Geldwäscheangelegenheiten), Anträgen und Mitteilungen an Gerichte, Behörden und sonstige im Rahmen der Abwicklung von Tätigkeiten beteiligte Einrichtungen und sonstige Dritte sowie sonstiger mit dem Zweck der Tätigkeit verbundener Korrespondenz, 
   3. Aufbewahrung von Abschriften von Reisepässen und Standesurkunden,
   4. Beruf (für steuerliche und geldwäscherechtliche Zwecke teilweise erforderlich),
   5. Mailadresse und Faxnummer – um mit Ihnen rasch, kostengünstig und unkompliziert in Kontakt treten zu können, 
   6. Verwandtschaftsverhältnisse – zumeist aus steuerlichen Gründen und/oder für die Grundbuchsdurchführung erforderlich und zwar als Nachweis für das Vorliegen einer Befreiung oder einer Begünstigung, 
   7. Sozialversicherungs- und/oder Steuernummer (für steuerliche Zwecke in Finanzonline für die Selbstberechnung von Steuern und Gebühren bzw. für die Veranlassung einer Abgabenerklärung oder für die Vornahme einer Schenkungsmeldung oder für die Registrierung von Testamenten und Vorsorgeurkunden),
   8. Bankdaten (Kontonummer und IBAN), soweit dies zur Abwicklung von Treuhandgeschäften erforderlich ist,
   9. Telefonnummer (um mit Ihnen rasch in Verbindung treten zu können), 
   10. Zugehörigkeit zu Unternehmen (bei Tätigkeiten für diese Unternehmen); dabei werden diese Umstände erhoben und diese auch allenfalls in einer elektronischen Datenbank verarbeitet.

Ohne Bereitstellung Ihrer Daten und ohne entsprechende Verarbeitung kann der gesetzliche Auftrag und Ihr Mandatsauftrag nicht erfüllt werden.

Betreffend die in § 36a Abs. 1 NO genannten Geschäfte (zB Liegenschaftstransaktionen, gesellschaftsrechtliche Vorgänge) gelten für das Notariat besondere rechtliche Pflichten gemäß der NO (Notariatsordnung) bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung (insbesondere §§ 36a bis 36f folgende NO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage der NO zu Zwecken der Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung ist als Angelegenheit von öffentlichem Interesse gemäß der DSGVO anzusehen.

Ihre Daten werden übermittelt an:

1. Vertragspartner, 
2. Dritte, die von der Vertragssache unmittelbar- oder mittelbar betroffen sind (etwa Hausverwaltung, Mieter, Versorgungsunternehmen, Kreditinstitute, Wieder-, Vorkaufs- und Verbotsberechtigte, Pfandrechtsbegünstigte), 
3. Behörden, etwa Finanzamt (insbesondere über Finanzonline), Gerichte (insbesondere Grundbuch, Firmenbuch), Vereinsregister, Nationalbank, oder Register und sonstige Einrichtungen, etwa Clearing-Stellen, 
4. Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Versicherungsunternehmen, Einlagensicherung, Kreditinstitute, Datenschutzbehörde und Behörden der Geldwäschebekämpfung,
5. cyberDoc – das notarielle Urkundenarchiv, 
6. Österreichisches Zentrales Testamentsregister (ÖZTR), Patientenverfügungsregister des österreichischen Notariats und Österreichisches Zentrales Vertretungsregister (ÖZVV), worin Vorsorgevollmachten und gesetzliche, gewählte und gerichtliche Erwachsenen-Vertretungen registriert werden.

Ihr Recht auf Auskunft und Löschung (Betroffenenrechte)

Sie haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Widerspruch, Datenübertragung, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger/unzulässig verarbeiteter Daten. Einschränkungen können sich aus der den Notar treffenden Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 37 NO (Notariatsordnung), überhaupt aus der Notariatsordnung und anderen gesetzlichen Vorschriften, etwa des ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch), des Außerstreitgesetzes, der Zivilprozessordnung etc. ergeben. 

Es wird jedoch darauf verwiesen, dass den Notar sehr umfangreiche berufsrechtliche und gesetzliche Verschwiegenheitsverpflichtungen treffen. Daran sind auch sämtliche Mitarbeiter des Notars gebunden.

Sie haben auch das Recht, eine allenfalls erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Zur Geltendmachung der Ihnen zustehenden Betroffenenrechte, das sind Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch und/oder Datenübertragung (sofern durch die Datenübertragung nicht ein unverhältnismäßiger Aufwand verursacht wird), wenden Sie sich an den verantwortlichen Ansprechpartner Öffentlicher Notar Dr. Johannes HÄUSLER in Hohenems.

Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Notariat gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, besteht die Möglichkeit, dass Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde.

Verwendung von Daten – Sicherheit

Die dem öffentlichen Notar Dr. Johannes HÄUSLER in Hohenems bzw. dem Notariat zur Verfügung gestellten Daten werden nur für Zwecke verarbeitet, die durch den Mandatsvertrag (Auftrag), durch Ihre Einwilligung oder sonst durch die DSGVO und weitere gesetzliche Vorschriften (siehe oben) gedeckt sind.

Die Daten werden auch zur entsprechenden Finanzbuchhaltung bzw. Führung des Rechnungswesens als auch zur Durchführung des Mahnwesens verwendet.

Es wurden dem Stand der Technik entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen im der Kanzleistruktur zumutbaren Ausmaß getroffen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Es besteht ein Schutz gegen missbräuchliche Verwendung sowohl von Innen als auch Außen (insbesondere durch Firewalls, Verschlüsselungen, Zugriffsberechtigungen). Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass durch nicht vom Notariat verursachte Fehler bei der Datenübertragung oder auch unautorisiertem Zugriff durch Dritte (Hacker, etc.) Informationen von anderen Personen eingesehen oder genutzt werden. Dafür wird keine Haftung übernommen, sofern diese missbräuchliche Verwendung nicht vom Notariat schuldhaft verursacht wurde.

Weitergabe von Daten an Dritte (Übermittlung)

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten nicht Dritten zur Verfügung gestellt. Allerdings ist es zur Erfüllung Ihres Auftrages oder aus gesetzlichen Gründen erforderlich, Ihre Daten an Dritte weiterzuleiten. Dies können Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter, Steuerberater oder sonstige beteiligte Dritte (auch Auftragsverarbeiter, die für das Notariat tätig sind) sein.

Notarielle Auftragsverarbeiter sind insbesondere:

• NTB Solutions GmbH (Wartung Web-ERV, Support Schnittstellen Notabene), 
• Complex Software GmbH (Wartung), 
• Österreichische Notariatskammer,
• cyberDOC Gesellschaft für Digitale Kommunikation im Notariat Gmbh & Co KG,
• Datenstrom IT-Dienstleistungen GmbH, 6842 Koblach, Straßenhäuser 30 (Wartung, Server, Mailserver)
• Notartreuhandbank AG (NTB: Bank für treuhändige Anderkontenabwicklung),
• Notar Treuhand Informationssystem GmbH insbesondere auch im Einlagensicherungsfall im Sinne des Einlagensicherungs- und Anlegerentschädigungsgesetz (ESAEG) der Notartreuhandbank AG (NTB)

Als Notar und im Rahmen des notariellen Tätigkeitsfeldes bezieht das Notariat regelmäßig auch auf Sie bezogene Informationen von dritter Seite.

Es wird darauf hingewiesen, dass Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger auch außerhalb Österreichs, wenn dem Auftrag dienlich oder zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Tätigkeit erforderlich, übermittelt werden. Dies stellt jedoch die Ausnahme dar.

Eine kommerzielle oder nicht kommerzielle Weitergabe Ihrer Daten für andere Zwecke, als zur Erfüllung der vertraglichen (auftragsgemäßen) oder gesetzlich geforderten Tätigkeit erfolgt nicht. Newsletter werden nicht an Sie übermittelt. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur im Falle der Übersetzung, Suspendierung, Pensionierung oder des Todes des Amtsstelleninhabers (Notar) an den von der Notariatskammer bestellten Substituten oder den vom(n) zuständigen Bundesminister(in) amtsnachfolgende(n) Notar(in), der(die) derselben Berufsverschwiegenheit zum Schutze Ihrer Daten unterliegt.

Speichern/Löschen von Daten

Das Notariat bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist und vom Notar vernünftigerweise als nötig erachtet wird und dies zulässig ist. Sie können der Einwilligung der Datenspeicherung jederzeit widersprechen (Widerruf der Einwilligung). Zu beachten ist, dass vertragliche oder gesetzliche Gründe (insbesondere gemäß Bundesabgabenordnung, Unternehmensgesetzbuch) einer Löschung allerdings entgegenstehen können. Die Aufbewahrung der Daten erfolgt auch zu Beweismittelzwecken unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen bzw. solange eine Inanspruchnahme (Haftung) des öffentlichen Notars oder Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche möglich ist. Ihre Daten können in diesem Sinne daher durchaus auch 30 Jahre zu speichern sein.

Cookies

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Dr. Johannes Häusler
Öff. Notar in 6845 Hohenems